Terms of Reference for the   position of Primary Health Care Coordinator (PHC)

Reducing risk factors for Non-Communicable Diseases (NCDs) project in Ukraine.

1          Introduction

Primary Health Care Coordinator (PHC) will work under the supervision of the project leader and the project manager in close collaboration with outcome coordinators to support the implementation of the planned activities in the target regions related to Outcome 2 component of project. The main responsibility is to provide overall leadership, management, and coordination of technical support in the field of NCDs (Non-communicable diseases) prevention to ensure the achievement of project objectives, delivery of project outputs in close consultation with the Project Implementation Unit (PIU), key stakeholders and potential collaboration partners. The PHC will participate in Regional Intersectoral Working Group (RIWG) and provide required technical support.

Participate and support NCD prevention service development initiatives as required, proposing changes to working practices and have involvement in the development and implementation of policies that impact across the multidisciplinary teams.

The PHC Coordinator required to follow SDC Code of Conduct and respect diversity, committed to meet its obligations to follow infection control policy including COVID 19 regulations. The job description will be reviewed periodically to take into account changes and developments in service requirements. You will be made aware of your responsibilities to uphold organisational policies and principles on the promotion of equality valuing diversity, respecting and inclusion people’s human rights as part of your everyday practice.

2          Location

Ukraine:  full time position in Kyiv with frequent visits to Project’s targeted regions -

Lviv, Dnipropetrovsk, Poltava, Rivne and Kherson Oblasts.

3          Scope of work

The post holder will work very close with the outcome coordinators of NCD project alongside all disciplines and professionals to help educate, develop and support a clear understanding of the complexities and scope of NCD prevention needs within the targeted population. He/she will liaise closely with health, social care, professional associations, medical education institutions to ensure cohesive and purposeful pathways of early detection, treatment and prevention of NCDs. PHC coordinator will work with different partners (WHO and MoH) to address gaps on NCD treatment and prevention through introducing updated PEN Protocols (1, 2, 5) that reflect the needs of primary health care specialists. There will be an expectation to produce evidence that can be used to inform future service design and commissioning of services.   

The primary duties of the PHC Coordinator will be conducted under the supervision of and close cooperation with the PIU team and include:

Overall NCD project engagement

• To support implementation of NCDs prevention project with specific focus on PHC component.
• Work with key partners such as WHO, MoH, Ukraine Public Health and Health Departments of Oblast State Administration to ensure coordination of activities related to PHC component.
• Set up relations with other SDC-funded projects working on health domain and other international medical projects.
• Set up relations with medical universities and medical colleges for integration of NCD training for PHC specialists.

• Support regional coordinators in planning and performance of capacity building, research and training activities.
• Work with Monitoring and Evaluation specialist for timely data collection and analysis to ensure trek of PHC component key performance indicators.

Coordination and collaboration with stakeholders and partners and support liaison at the regional level

• To identify key partners for the PHC activities, establish and support contacts with them in the 5 target regions.
• Set up relations to counterparts, key stakeholders of state institutions at the regional and community level, representatives of medical community and professional associations, patients’ groups.
• To develop and coordinate capacity building activities with 20 targeted PHC facilities from 20 pilot communities in Lviv, Dnipropetrovsk, Poltava, Rivne and Kherson Oblasts.
• Support Regional Coordinators to address NCDs prevention and risk factors counselling at PHC facilities.
• Set up relations with SDC-funded projects working on health domain and other international medical projects.
• Set up relations with medical universities and medical colleges for integration of NCD training.
• To work with the identified regional NCD Focal points and RIWG partners to address PHC issues related to NCDs in close collaboration with Regional Coordinators.
• To ensure effective liaison and maintain good communication with regional partners and other stakeholders at regional and community level.
• To draw lessons learned from past activities and revise strategies and action plans accordingly.

Technical Assistance

• To support introduction of updated PEN Protocols (1,2 and 5) in primary health care, plan and organise training, supervision and monitoring of practical use of protocols.
• Work with Geneva University Hospitals/Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG) team to perform PHC assessment, develop and perform capacity building program for PHC doctors and nurses.
• Explore the model of care for NCD patients including long term/home based and palliative care.
• Develop, implement and institutionalize capacity building measures to address deficits of primary healthcare providers to deliver integrated services and linking trainings to continuous medical education (CME).
• Coordinate the development of risk factors counselling model for doctors and nurses.
• Contribute to the continued improvement and development of community NCDs prevention services and to the sustainability of National non-communicable disease action plan with the focus on reducing premature, avoidable mortality, morbidity and disabilities related to NCDs
• To promote and adopt standardized methods, tools and formats for common use related to NCDs related to PHC.
• To support the seamless provision of health promotion on NCD early detection, treatment and prevention to the people of targeted region.
• To support partners at the regional and community levels through mentoring and regular communication (including assistance on monitoring and evaluation)
• Work very close with Monitoring and evaluation specialist to monitor key performance indicators through TolaData

Coordination of programme implementation

• To ensure the establishment/maintenance of appropriate coordination mechanisms, including regional inter-sectoral working group at the local level related to PHC;
• To secure commitments from RIWG participants in responding to needs and filling gaps, ensuring an appropriate distribution of responsibilities within the RIWG, with clearly defined focal points for specific issues where necessary, including screening for NCDs.
• To ensure proper coordination and joint work with Focal points from health, social and educational and other relevant sectors.
• To ensure timely, effective and coordinated activities based on participatory and community-based approaches including exploring model of long term/home based care.

• To provide support in organizing appropriate technical guidance related to PHC to the Regional technical partners and stakeholders, identifying and addressing key issues, harmonizing technical objectives and approaches.
• To provide support to regional coordinators in the realisation of their activities in line with NCD agreed project work plan, monthly progress monitor.
• To arrange programme, agenda, logistics and activities for visits of missions and NCD project team and technical experts to PHC in target regions.
• Provide information and regular outcome updates to Communication and PR specialist to support project visibility.

Reporting

• The PHC coordinator will prepare plan to achieve key performance indicators
• The PHC will learn to use TolaData and monitor the key performance indicators related to Ootcome2
• To maintain records on technical aspects of project operations including monitoring of project activities and their outcomes; as well as minutes, decisions and recommendations of meetings and workshops.
• To prepare timely and quality monthly project progress and implementation reports for submission to PIU project team.

4          Qualification

• Higher education Medical Doctor/ Nurse-MSc
• At least 3 years of working experience in public health care or other relevant health institutions
• Experience of working with NCDs will be an asset, understanding the long term/home based care will be advanced
• Strong management skills including ability to provide strategic guidance and build strong teams
• Good multi-cultural and interpersonal skills with experience in networking with partners at all local levels (local government and institutions, NGOs and local community-based organizations);
• Proven written, presentation and reporting skills and demonstrated computer skills

• Field experience with international organizations and NGOs in educational sector will be an asset
• Excellent leadership, coordination and management experience in organising training
• Proficiency in writing and speaking Ukrainian, knowledge of English will be an asset

Deadline for application-  January 31, 2022

Application including CV and motivation letter should be sent to the following address: Maznova, Anzhelika Anzhelika.Maznova@gfa-group.de

Благодійна організація «Благодійний фонд «Здоров’я жінки і планування сім’ї» (далі – «Організатор конкурсу») є провідною недержавною професійною організацією, яка у співпраці з державними партнерами та громадськими організаціями працює для  протидії та профілактики неінфекційних захворювань в Україні шляхом надання   технічної підтримки відповідних програм, що впроваджуються по всій території України.

Інформація про проект, в рамках якого оголошено конкурс

Чотирирічний проєкт «Скорочення поширеності факторів ризику неінфекційних захворювань (НІЗ) в Україні», що має на меті зниження рівня захворюваності та смертності, спричинених неінфекційними захворюваннями (НІЗ), розпочався у листопаді 2020 року. Реалізація запланованих заходів відбувається у тісній співпраці з багатьма партнерами як на національному, так і на регіональному рівні, зокрема, у 5 пілотних областях України (Дніпропетровській, Львівській, Полтавській, Рівненській та Херсонській).
Проєкт впроваджує «Джі Еф Ей Консалтинг Груп ГмбХ» (GFA Consulting Group GmbH)», Німеччина, спільно з Університетськими клініками Женеви та українськими партнерами - БФ «Здоров’я жінки і планування сім’ї» та ТОВ «Be-it Agency», за фінансової підтримки Швейцарської Агенції з розвитку та співробітництва Міністерства закордонних справ Швейцарії.

Діяльність проєкту зосереджена на таких основних напрямках:

1. підготовка проєктів нормативно-правових актів, що сприятимуть профілактиці та контролю НІЗ;
2. посилення спроможності первинної ланки медичної допомоги надавати населенню якісні послуги з профілактики, ранньої діагностики, лікування та ведення НІЗ;
3. посилення потенціалу закладів охорони здоров’я, центрів контролю та профілактики хвороб, закладів загальної середньої освіти та громад у реалізації заходів, що мають на меті зменшити ризики НІЗ, змінити поведінку, покращити знання, ставлення та практики щодо НІЗ серед населення України.

Період надання послуг – січень – травень  2022 року.

Роль експерта полягає у виконанні наступних завдань:

• розробка консультаційних інструментів (в паперовому і цифровому форматах) для фахівців первинної ланки надання медичної допомоги з  питань консультування пацієнтів різних вікових та соціальних груп задля зміни поведінки і профілактики чинників ризику розвитку неінфекційних захворювань, пов'язаних із курінням, вживанням алкоголю та нездоровим харчуванням та недостатньою фізичною активністю, що ґрунтуються на кращих практиках та інструментах зміни поведінки за допомогою комунікації;
• проведення пілотування консультаційних інструментів серед цільових груп користувачів.

Загальні вимоги до кандидата:

• досвід роботи в розробці навчальних програм,модулів, консультаційних матеріалів;
• досвід збору, акумуляції та аналізу великого обсягу інформації;
• досвід роботи із державними установами, закладами охорони здоров‘я та громадськими організаціями;
• відповідна освіта (соціальні науки, медична освіта, тощо);
• високий рівень комп’ютерної грамотності (
• вміння писати рецензії, проводити опитування, аналізувати та робити висновки, формулювати повідомлення.

Як взяти участь у конкурсі:

будь ласка, надсилайте своє резюме та мотиваційний лист українською мовою на адресуLesia.Khmel@gfa-group.de та Anzhelika.Maznova@gfa-group.de  20 січня 2022 року (до 23:59).

У назві повідомлення зазначте: «Експерт з розробки консультаційних інструментів з профілактики НІЗ»

Останній термін подання заявок:  20 січня 2022 року (до 23:59).

На співбесіду (за допомогою Zoom та/або інших месенджерів) буде запрошено тільки тих кандидатів, яких буде відібрано за результатами попереднього розгляду резюме та мотиваційного  листа.БФ «Здоров’я жінки і планування сім’ї» працює відповідно до політики рівних можливостей, тому наймає на роботу кваліфікованих фахівців з різних секторів суспільства, незалежно від їх соціально-демографічних характеристик і індивідуальних переваг.

Благодійна організація «Благодійний фонд «Здоров’я жінки і планування сім’ї» є провідною недержавною професійною організацією, яка у співпраці з державними партнерами та громадськими організаціями працює для профілактики неінфекційних захворювань в Україні шляхом надання технічної підтримки відповідних програм, що впроваджуються по всій території України.

Фонд оголошує тендер на виконання робіт / надання послуг із проведення сесії зі стратегічного планування для визначення пріоритетних напрямів співпраці у сфері профілактики та контролю неінфекційних захворювань на 2022 рік, що запланована у межах реалізації діяльності за проектом «Профілактика неінфекційних захворювань в Україні», що реалізовується за пітримки GFA.

Період виконання робіт / надання послуг: січень-лютий 2022 року

Обов’язкові технічні вимоги до виконання робіт та послуг: послуги мають бути надані у місті Києві, та включати увесь набір послуг / робіт для забезпечення комфортного перебування учасників заходу у місці проведення, забезпечення необхідними канцелярськими та роздатковими матеріалами та харчуванням. Усі деталі в межах надання послуг мають бути попередньо погоджені із замовником.

Обов’язкові кваліфікаційні вимоги до постачальника товарів або виконавця робіт та послуг - право на здійснення підприємницької діяльності.

Документи, які підтверджують відповідність кваліфікаційним вимогам:

• підприємства (ТОВ, ПАТ, ПрАТ, ПП тощо) - копію Свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи (для зареєстрованих до 07.05.2011 року, якщо їм не було видано Виписку) або копію Виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, а також копію Витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців;
• фізичної особи - підприємця (ФОП) на єдиному податку – копію Свідоцтва про державну реєстрацію (для зареєстрованих до 07.05.2011 року, якщо їм не було видано Виписку) або копію Виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, а також копію Виписки з Реєстру платників єдиного податку та платіжки про сплату єдиного податку за попередній/поточний період;
• фізичної особи - підприємця (ФОП) на загальній системі оподаткування – копію Свідоцтва про державну реєстрацію (для зареєстрованих до 07.05.2011 року, якщо їм не було видано Виписку) або копію Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ ТЕНДЕРНОЇ ПРОПОЗИЦІЇ

До участі в оцінці допускаються тендерні пропозиції, які:

• оформлені українською мовою,
• закріплені підписом та печаткою,
• вчасно надіслані електронною поштою.

КРИТЕРІЇ ВИБОРУ ПЕРЕМОЖЦІВ

1. Відповідність заявки потребі замовника та умовам тендерної документації.
2. Раціональна фінансова пропозиція.

Визначення переможців відбудеться після фінансової та технічної оцінки запропонованих пропозицій згідно з критеріями, які зазначені у Тендерній пропозиції.

Переможці тендеру отримають електронні листи та/або телефонні дзвінки з відповідною інформацією.

СТРОКИ НА НАДАННЯ ТЕНДЕРНОЇ ПРОПОЗИЦІЇ

Пропозиції необхідно надіслати на електронну адресу Anzhelika.Maznova@gfa-group.de з темою листа «Тендер  на логістичні послуги».

Запитання щодо тендеру: запитання щодо умов тендеру приймаємо на електронну пошту Anzhelika.Maznova@gfa-group.de 

Контактна особа: Мазньова Анжеліка, тел. +38 050-543-99-11

Додатком до цього оголошення є:

• Додаток № 1 «Форма цінової пропозиції»

Останній термін подання заявок:  10 січня 2022 року (до 23:59).

БФ «Здоров’я жінки і планування сім’ї» працює відповідно до політики рівних можливостей, тому наймає на роботу кваліфікованих фахівців з різних секторів суспільства, незалежно від їх соціально-демографічних характеристик і індивідуальних переваг.

Проєкт звільняється від сплати податку на додану вартість (ПДВ) відповідно до Порядку залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, що затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 №153 «Про створення єдиної системи залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги» (Реєстраційна картка проєкту № 4852 від 22.10.2021 року).

GFA Consulting Group GmbH (GFA) is the lead implementer of the project Reducing Risk-factors for Non-Communicable Diseases in Ukraine (Act4Health) Main Phase 1, funded by Swiss Development Cooperation (SDC). The project is implemented with the main national implementing partners Charitable Foundation Woman Health & Family Planning (WHFP - PIU) and Be-It company and other subcontractors based in Kyiv. We have completed the first year of implementation phase of this project on 31 October 2021 and would like to receive your offer to conduct the audit of local expenses.

The time frame of the first year of Main Phase 1 is:  01 October 2020 – 31 October 2021

The contracts and estimated volumes to be audited:  

Entity	Contract end	Expenses year 1 (CHF)	Total contract value	Procedure
Act4Health PIU + WHFP		296 320,62	/	Full SDC ToR + ICS questionnaire
Be-It COVID 365 campaign	Sept 2021	34000	34000	ISRE 2400

Please see the details about the audit procedure attached.

Please submit a technical proposal, showing your experiences with similar audits, a proposed time schedule for this audit, and a detailed financial proposal.

Please indicate clearly for which Act4Health partners you can perform the audit and explain how a combination of audits will influence the price. All documents should be made up in English language.

Your proposal will be evaluated based on:

• relevant prior experience
• quality of proposal
• proposed time frame
• Experience and language of proposed staff
• Costs
• Efficient combination of partner audits

We are looking forward to receiving your proposal by 19 November 2021

Attachments:

SDC ToR local Audit

Local audit ISRE 2400

Склад тендерної документації  - дане оголошення.

Предмет/Назва послуг

ПЛАКАТ А1

Наклад  – 5000   шт.

4+0

200 г/м2

Холодна матова ламінація

ПЛАКАТ А3

Наклад  – 10000   шт.

4+0

200 г/м2

Тип тендеру та спосіб оголошення – Відкритий.

Мета тендеру   –  Вибір постачальника та підписання договору з переможцем тендеру.

Джерело фінансування закупівлі послуг  –  Фонд ООН у галузі народонаселення.

Валюта тендеру  – Гривня.

Вимоги до послуг та умови оплати  – Оплата відбувається безготівковим розрахунком. Виконавець виписує рахунок без ПДВ Благодійному Фонду «Здоров’я жінки і планування сім’ї» після підписання договору.

Термін незмінності умов  – Комерційні пропозиції, надані учасниками тендеру, мають бути дійсними без змін до завершення надання послуг

Правила оформлення тендерної пропозиції  – До участі в оцінці допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам тендерної документації.

Визначення переможців  – Відбудеться після фінансової та технічної оцінки запропонованих пропозицій згідно критеріїв, які зазначені у Тендерній пропозиції, але не пізніше 27.09.2021р.

Оприлюднення результату процедури закупівлі  – Шляхом надсилання відповідних повідомлень учасникам тендеру електронною поштою протягом одного робочого дня з дати прийняття рішення про визначення переможців.

Критерії вибору переможців:

• Відповідність заявки потребі заявника і умовам тендерної документації
  • Підтверджений досвід у сфері постачання виробів медичного призначення
  • Прийнятна ціна
  • Можливість надання послуг без ПДВ

Особливі умови

• Учасник конкурсу погоджується на можливість ознайомлення з оригіналами документів кінцевих постачальників товарів та послуг
• БФ «Здоров’я жінки і планування сім’ї» залишає  за собою право вимагати від учасників тендера додаткові матеріали або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень пропозицій вимогам технічного завдання даного тендеру
• Учасники фактом участі у тендері:

- Визнають, що несуть відповідальність за достовірність наданої інформації та усвідомлюють репутаційні ризики, пов’язані з наданням недостовірних відомостей та послуг неналежної якості

- Безумовно погоджуються з усіма умовами тендеру і зобов’язуються виконувати їх належним чином.

Кінцевий термін подання заявок  – Всі пропозиції, отримані після кінцевого терміну подання заявок, а саме після 23.09.2021р., розгляду не підлягають.

Спосіб отримання заявок – Електронною поштою на адресу: info@rhr.org.ua з темою листа: «Документи на тендер». Заявка повинна містити кошторис та можливий термін поставки.

Запитання щодо тендеру – Надсилати електронною поштою на адресу: info@rhr.org.ua

Контактна особа –  Анжеліка Мазньова, тел. (044)596-50-99 та (050)543-99-11